PRIVACY POLICY

Japan Publishing Industry Foundation for Culture Privacy Policy

The Japan Publishing Industry Foundation for Culture (hereinafter "JPIC") recognizes that, in the course of promoting lifelong learning related to the publishing industry and reading activities, conducting surveys and research related to the publishing industry and reading activities, developing human resources, and collecting and providing information, the protection and proper handling of personal information entrusted to us by clients and consumers and compliance with all applicable laws is imperative. JPIC therefore states both internally and publicly that it will implement the following measures to ensure the appropriate protection of personal information.

1. JPIC will acquire personal information in a lawful and fair manner. JPIC will not handle personal information beyond the scope necessary to achieve the specified usage purposes and will take measures to ensure that this is done.
   The usage purposes specified by JPIC are as described in the document 'Handling of Personal Information.'
   JPIC will not provide personal information it has been entrusted with to third parties without the consent of the person concerned, except as required or permitted by law.
2. JPIC will comply with the Act on the Protection of Personal Information and other Japanese laws, national guidelines, and relevant norms including industry guidelines relating to the protection of personal information.
3. JPIC has established internal regulations and accountability systems and has put in place appropriate security measures to prevent the leakage, loss or damage of personal information. These security measures are regularly reviewed and any deficiencies corrected.
4. In order to implement this policy, JPIC will establish a personal information protection management system＊, including this policy and rules and regulations concerning the protection of personal information. JPIC will ensure that all employees (officers, staff, contractors, temporary staff, part-timers, etc.; hereinafter "Employees") are familiar with this system, implement and maintain it, and continuously improve it.
5. JPIC will instruct Employees on the importance of protecting personal information, appoint a person responsible for the protection of personal information in each department that handles personal information, and endeavor to manage said personal information appropriately.
6. If you have any complaints or queries about our handling of your personal information, please contact us using the information below and we will deal with them promptly.

＊ the "personal information protection management system" refers to a series of mechanisms for protecting personal information, including policy formulation, system development, planning, implementation, inspection, and review

first created: 02.06.2011
last revised: 7.1.2024

Japan Publishing Industry Foundation for Culture
Kondo Toshitaka, Chairman

Handling of Personal Information

１．Site operator, address, name of representative

Japan Publishing Industry Foundation for Culture
Kyodo Bldg., Jinbocho 4F, 2-2-30 Kanda-Jinbocho, Chiyoda-ku, Tokyo 101-0051, Japan
Kondo Toshitaka, Chairman

２．Name or title, affiliation, and contact details of the information manager

Personal information protection manager Director (Executive Director)
(For contact details, please refer to section 10).

３．Personal information usage purposes

JPIC will handle personal information within the scope of the following usage purposes, except as required or permitted by law.

1. Usage purposes of personal information (name, company/organization name, address, telephone number, e-mail address) obtained by means other than direct written consent from the individual
   ① To properly carry out the entrusted work and services such as product shipping, recruitment-related notifications, reader dispatches, etc.
2. Usage purposes of personal information subject to disclosure
   ① Regarding the handling of client personal infomation
   　　a) To contact the client regarding transactions, etc.
   　　b) To verify client identity and respond to client enquiries
   ② Regarding the handling of individual customer personal information (name, company/organization name, address, telephone number, e-mail address)
   　　a) To provide information about lectures, seminars, events, etc.
   　　b) For identification purposes and responses to inquiries
   　　c) To provide online shopping services such as purchase of products, shipping, distribution of newsletters, etc.
   ③ Regarding the handling of personal information belonging to prospective and current Employees
   　　a) To contact those who wish to receive information on recruitment and the selection process
   　　b) For human resource management and to provide Employee benefits
   ④ For other purposes not stipulated above and agreed in advance with the individual concerned

４．Provision of personal information to third parties

JPIC will not provide personal to third parties without the express consent of the individual, except as required by law.

５．Joint use of personal information

JPIC will not share personal information without the express consent of the individual.

６．Outsourcing of personal information

JPIC may outsource part of its work in the course of its business operations in order to provide better services to its customers and clients. In such cases, personal information may be entrusted to the outsourced company. In such cases, JPIC will select a contractor that meets appropriate information protection standards, conclude a contract for protection of personal information, and thoroughly oversee the contractor.

7．Measures for the safe management of personal information

JPIC will appoint a manager responsible for the protection of personal information, establish a management system, and regularly evaluate, review, and improve safety management measures.

1. Safety managements measurements concerning the organization
   JPIC will clearly define the responsibilities and authority of employees regarding safety management, establish and operate regulations and procedures for safety management, and confirm their implementation status. JPIC will also establish a system to respond to unforeseen incidents such as information leaks.
2. Safety managements measurements concerning employees
   JPIC will ensure that employees are fully informed about the proper handling of personal data and provide the appropriate education for this purpose.
3. Safety managements measurements concerning physical safety
   JPIC will manage areas where personal data is handled, prevent the theft or loss of equipment and documents that handle personal data, and implement measures such as the deletion of personal data and proper disposal of equipment and electronic media.
4. Safety managements measurements concerning technical safety
   JPIC will implement measures to control access to personal data and the information systems that handle it, identify and authenticate accessors, prevent unauthorized access from foreign parties, and prevent the leakage of personal data during the use of information systems.

8．Requests for the disclosure, correction, addition, or deletion of personal information

JPIC will respond in good faith and in accordance with the law to requests from the individual concerned for notification or disclosure of usage purposes of personal data, or for correction, addition, deletion, cessation of use, elimination, and cessation of provision to third parties (hereinafter collectively referred to as 'disclosure, etc.') of personal data.
Requests for disclosure, etc. of personal data should be made via the contact details listed in Section 10. Upon receipt of the request, JPIC will send the necessary documents for the desired action regarding the individual's personal information.
Please note that for requests for disclosure, etc., or personal information, a document confirming the identity of the individual concerned or his/her representative is required.
In addition, for requests for notification of the usage purposes of personal information or disclosure of your personal data information by JPIC, the following fees apply.

9．Complaints and consultation about personal information

For complaints and requests for consultation regarding the handling of personal information, please use the contact details listed in section 10.

10．Contact details

For requests for disclosure, etc. of personal information, complaints, or consultation about personal information usage or handling, please use the contact details below.

11．Voluntary basis of personal information provision

The provision of personal information to JPIC is voluntary. However, please note that should the required information not be provided to JPIC, JPIC may not be able respond to enquiries or questions.

12．Cookies

Cookies may be used by JPIC to provide the user with a better service. Cookies are small text files sent by the web server to the visitor's browser and do not contain information that can identify the individual site visitor.
The cookie function can be disabled by configuring browser settings. This may result in partial or complete unavailability of access to services on the website.

first created: 01.11.2021
last revised: 7.1.2024

一般財団法人出版文化産業振興財団　個人情報保護方針

一般財団法人出版文化産業振興財団（以下、当財団という）は、出版文化産業及び読書活動に係る生涯学習の推進、出版文化産業及び読書活動に関する調査及び研究、人材育成、情報の収集及び提供等を行う中、皆様よりお預かりする個人情報を保護し、適切に取扱い、コンプライアンスを遵守することが大変重要であると認識しております。そのため当財団は、以下の事項を実施することを社内・外に宣言し、個人情報の適切な保護に努めます。

1. 当財団は、個人情報を適法かつ公正な方法で取得するものとし、特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わないこと及びそのための措置を講じます。
   当財団が定めた利用目的は、別紙「個人情報の取扱いについて」に記載の通りです。
   また、当財団は、法令が認める場合を除き、お預かりした個人情報をご本人の同意無く第三者に提供することはありません。
2. 当財団は、個人情報保護法を初めとした個人情報保護に関係する日本の法令、国が定める指針その他の関連規範（業界ガイドライン等）を遵守します。
3. 当財団は、個人情報の漏えい、滅失またはき損などを防止するため、社内規程や責任体制を定め、適正な安全対策を講じます。また、安全対策は定期的に内容を点検し、不備があれば是正を行います。
4. 当財団は、この方針を実行するため、個人情報保護マネジメントシステム(本方針、個人情報保護に関する規程･規則等を含む)を確立し、これを従業者（役員、職員、契約社員、派遣職員、パートタイマー等。以下「従業者」という）に周知徹底させて実施・維持するとともに、継続的に改善します。
5. 当財団は、個人情報保護の重要性について従業者に対する教育を実施するほか、個人情報を取り扱う組織ごとに個人情報保護の責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
6. 当財団は、当財団に対し個人情報の取扱いに関する苦情及びご相談がある場合は、以下の窓口にて適切かつ迅速に対応します。

「個人情報保護マネジメントシステム」
個人情報を保護するための、方針策定、体制整備、計画、実施、点検及び見直しを含む一連の仕組みです。

制定日：2011年6月 2日
改訂日：2024年7月 1日

一般財団法人出版文化産業振興財団
理事長　近藤　敏貴

個人情報の取扱いについて

１．事業者の名称、住所、代表者の氏名

一般財団法人出版文化産業振興財団

〒101-0051　東京都千代田区神田神保町2-2-30　共同ビル神保町4F

理事長　近藤 敏貴

２．管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理責任者　理事（業務執行理事）
（連絡先は、第１０項に記載の「お問合せ窓口」をご覧下さい。）

３．個人情報の利用目的

当財団は、法令により認められる場合を除き、次の各号の利用目的の範囲内で個人情報を取り扱わせていただきます。

1. 個人情報を本人から直接書面で取得する場合以外の方法で取得した個人情報の利用目的
   ① 委託された個人情報（氏名、会社・団体名、住所、電話番号、メールアドレス）を利用して、委託を受けた商品発送業務、募集告知業務、読み手派遣業務等を遂行するため。
2. 開示対象の個人情報の利用目的
   ① お取引先様の個人情報の取扱いについて
   　a) お取引等に関する連絡のため
   　b) お問合せ時のご本人確認ならびに対応のため
   ② お客様の個人情報（氏名、会社名、住所、電話番号、メールアドレス）の取扱いについて
   　a) 講演会・講習会等に関する連絡のため
   　b) お問合せ時の本人確認ならびに対応のため
   　c) オンラインショップサービスの提供（商品購入、発送、メルマガ配信等）
   ③ 当財団の採用応募者ならびに従業者の個人情報の取扱いについて
   　a) 採用に関する情報の提供を希望する方への連絡、および採用選考のため
   　b) 従業者の人事・労務管理、福利厚生のため
   ④ その他ご本人に事前にご同意いただいた目的のため
   

４．個人情報の第三者提供

当財団は、法令等による場合を除き、本人の同意を得ずに個人情報を第三者に提供することはありません。

５．個人情報の共同利用

当財団は、本人の同意を得ずに個人情報を共同利用することはありません。

６．個人情報の委託

当財団は、業務運営上、お客様により良いサービスを提供するために、業務の一部を外部に委託することがあります。その際に業務委託先に個人情報を預けることがあります。この場合、十分な個人情報の保護の水準を満たしている委託先を選定し、個人情報の保護に関する委託契約を締結すると共に、委託先に対する管理・監督を徹底いたします。

７．個人情報の安全管理措置

当財団は、個人情報の保護に関する管理責任者を定め、管理体制を設けるとともに、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組みます。

1. 組織的安全管理措置
   当財団は、安全管理について従業者の責任及び権限を明確に定め、安全管理に対する規程及び手順書を整備運用しその実施状況を確認します。又、漏えい事案等に対応する体制を整備します。
   　　　　
2. 人的安全管理措置
   当財団は、従業者に個人データの適切な取扱いを周知徹底するとともに適切な教育を行います。
   　　　　
3. 物理的安全管理措置
   当財団は、個人データを取り扱う区域の管理、個人データを取り扱う機器及び書類等の盗難又は紛失等の防止、個人データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄などの措置を講じます。
   　　　　
4. 技術的安全管理措置
   当財団は、個人データ及びそれを取り扱う情報システムへのアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報システムの使用に伴う個人データの漏えい等を防止するための措置を講じます。
   

８．個人情報の開示、訂正等の請求

当財団では、ご本人より有個人データに関する利用目的の通知又は開示、訂正・追加・削除、利用の停止・消去及び第三者への提供の停止（以下併せて「開示等」といいます。）のお申し出については、法令等に従い、誠実に対応いたします。
個人データの開示等のご請求は、第１０項に記載の「お問合せ窓口」へご連絡いただきますようお願いいたします。当財団より個人情報の開示等のご請求の書類をお送りいたします。
なお、個人情報の開示等の手続には、本人又はその代理人であることの確認ができる書面が必要となります。
また、「開示対象個人情報の利用目的の通知」又は「開示対象個人情報の開示」のお申し出については、以下の手数料を設定させて頂きます。

９．個人情報についての苦情・相談

個人情報の取扱いに関する苦情及びご相談のお申し出については、第１０項に記載の「お問合せ窓口」へご連絡いただきますようお願いいたします。

１０．お問合せ窓口

個人情報の開示等のご請求、苦情・相談につきましては、下記までご連絡下さい。

１１．個人情報を提供されることの任意性について

当財団へ個人情報を提供されるかどうかは、ご本人の任意によるものです。ただし、必要な項目を提供いただけない場合、お問い合わせやご質問等に対応できない場合がございますので、ご了承下さい。

１２．クッキー（Cookie）について

当財団のウェブサイトでは、より良いサービスをご提供するためにクッキー(Cookie)を使用する場合があります。クッキー(Cookie)とは、ウェブサーバが閲覧者のブラウザに送信する小規模なテキストデータのことで、閲覧者個人を特定することができる情報は一切含まれません。
なお、ブラウザの設定を行うことにより、クッキー(Cookie)の機能を無効にすることができますが、この結果ウェブページ上のサービスの全部又は一部がご利用いただけなくなることがあります。

制定日：2021年11月 1日
改訂日：2024年7月 1日